Fradragsberettigelse?

Fradragsberettigede udgifter i regnskabsførelse. Hvad betyder det, at noget er fradragsberettiget? Hvordan defineres fradragsberettigede omkostninger? Er en udgift, der er regnet ind i regnskabsbogen det samme som en fradragsberettiget udgift? Hvad skal en bogholder helt præcist gøre klart, når de trækker noget fra?

Fradragsberettigelse

Du har sikkert nogle gange hørt, at lønninger er fradragsberettigede eller at en bestemt udgift kan trækkes fra. Dette bogholderi-term bliver også nævnt, når du skal undersøge, hvor meget moms du kan trække fra underholdningsudgifter og andre mindre forretningsforbundne udgifter, som et firma pådrager sig. I det tilfælde drejer det sig om, hvor meget af momsen, du kan regne med som indgående moms, og hvor meget af der skal medregnes som udgift i stedet.

Forklaring af fradragsberettigelse

Revisorer bruger ofte fremmede termer og et kringlet sprog, hvilket får deres arbejde til at lyde sværere og mere kompliceret end det egentlig er. Fradragsberettigelse er et godt eksempel på et udtryk fra revisor-gloselisten med en medbetydning som mange ikke helt er med på.

At noget er fradragsberettiget betyder i bund og grund, at du er berettiget til at bogføre noget som en udgift i dit firmas regnskabsbog. Udgiftens omkostninger mindsker profitten i firmaets driftsregnskab, hvilket også bevirker at du sænker selskabsskatten, fordi virksomheder betaler SKAT på baggrund af deres oplyste profit.

Fradragsberettigelse kan også blive brugt til at beskrive de ”gråzone”-omkostninger, som du må skrive i regnskabsbogen. Måske har du købt en computer, som også bruger privat. Så opstår spørgsmålet om, hvorvidt omkostningen for computeren er fradragsberettiget. Med andre ord, må du overveje, om du skal medregne kvitteringen i virksomhedens hovedbog eller behandle det som en personlig udgift (privat udgift), hvilket ikke kan inkluderet i firmaets driftsregnskab.

Generelt set kan man sige, at alle udgifter der er tilsigtet at blive bogført i firmaet skal forbindes med firmaets mulighed for at modtage nye indtægter. Der skal være en direkte forbindelse til firmaets branche. Udgifterne skal være nødvendige for at køre virksomheden, for eksempel som el-regningen, husleje eller en udgift til en ny kontorstol. Nogle gange er du muligvis nødt til at tildele 1/3 af computerens udgifter til firmaet og udelukke 2/3 som bliver regnet som privat.

Forklaring af ikke-fradragsberettigede udgifter

Således ville udgiften for dine helt nye løbesko generelt ikke være en fradragsberettiget udgift i dit firma, fordi denne udgift normalvis ikke er relateret til firmaets branche eller firmaets mulighed for at generere nye indtægter. Dog må du altid overveje det miljø, firmaets opererer i.

Hvis du er en professionel løber med en enmandsvirksomhed, og dette er din primære indtægtskilde, så ville løbesko være en fradragsberettigeret udgift.

Møbler til dit firma vil naturligvis være fradragsberettigede, men der er nogle undtagelser, hvor en udgift til møbler ikke er det. Dette sker normalvis, hvis du har købt et kunstværk, noget antikt til at pynte kontoret eller et værdifuldt musikinstrument. Inventar, der ikke er fradragsberettigeret har en permanent eller endda stigende værdi.

I praksis betyder det, at du ikke kan bogføre købene som udgifter for dit firma. Desuden må du ikke afskrive inventar-genstanden som du normalvis ville gøre, når du køber en maskine eller lignende. Det er ikke tilladt at indføre værdiforringelse på ting, der betragtes som havende en længerevarende eller endda evig værdi.

Find dine fradrag

Ikke-fradragsberettigede udgifter i enmandsfirmaer

I de tilfælde, hvor en udgift ikke er fradragsberettiget, bør den ikke sænke den beskattede indkomst. De værdier, du bogfører som ikke-fradragsberettigede skal returneres og beskattes i indkomst-bekendtgørelsen for dig og dit firma. Dine faktiske driftsomkostninger og det skattepligtige resultat kan være uens på grund af dette. Den mest naturlige ting at gøre for enkeltmandsfirmaer er derfor blot ikke at bogføre ikke-fradragsberettigede udgifter overhovedet i firmaets regnskabsbog. Således bliver de private omkostninger en del af dine personlige leveomkostningerne såsom mad, husleje og købet af din private mobiltelefon. Personlige omkostninger er ikke fradragsberettigede.

En typisk gråzone for firmaer er sygeomkostningerne for ejeren og de ansatte. Hvor meget, hvis overhovedet noget, der bliver en fradragsberettiget udgift kan afvige meget mellem lande og endda blandt forskellige entitetstyper i et enkelt land.

De ikke-fradragsberettigede udgifter opstår primært i forbindelse med udgifter til firmadannelse, afgifter, gaver og underholdning. Reglerne varierer betydeligt mellem lande, endda i EU. I tilfælde med en udgift, der er tilladt som udgift, bliver en række indført i bogholderens regnskab. Denne ikke-fradragsberettigede konto er beregnet til eksplicit at indeholde værdien, der bør påvirke resultatet, men ikke sænke skatten.

Eksempler på dette er:

• YYYY – Andre eksterne udgifter (ikke-fradragsberettigede)
• YYYY – Bidrag og gaver (ikke-fradragsberettigede)

De faktiske regnskaber vil variere afhængigt af dit oprindelsesland og den software, du bruger til at føre regnskab med.

Typiske ikke-fradragsberettigede udgifter

Denne liste af udgifter er eksempler på udgifter, der ofte betragtes som ikke-fradragsberettigede i mange lande. Hvis de overhovedet er tilladt at føre som udgifter, er det ofte med begrænsninger eller også må udgiften kun være delvis fradragsberettiget. Der findes naturligvis mange undtagelser og variationer, og derfor bør du altid undersøge sagen med din lokale skatteansvarlige, skatteekspert eller revisor som passer til sit specifikke land og dine unikke omstændigheder.

• Medlemskabskontingenter
• Sundhedspleje og motionscenter-medlemsskaber 
• Udgifter i forbindelse med firmadannelse
• Donationer og gaver
• Lovpligtige afgifter
• Kompensation for nøgleansatte
• Udgifter i forbindelse med biler og køretøjer
•  Udgifter i forbindelse med lobbyisme 
•  Bøder, bestikkelse og ulovlige indkøb
•  Underholdning
•  Personlige udgifter 
•  Udgifter til ubrugte feriedage eller sygemeldinger

Typiske eksempler på genstande med moms-fradragsgrænser

Selv hvis udgiften i selv er tilladt at trække fra, er der også en utællelig mængde lokale forskelle, der bestemmer hvad og hvor meget af momsen, der kan trækkes fra (bogført som indgående moms). Et land, der er gået til ekstremer, når det kommer til en forskelligartet ordning a delvis fradragsberettigede udgifter er faktisk Danmark, men på den anden side har vi kun én momssats på 25 % i hele landet. Det vil ofte være svært at genvinde moms på følgende udgifter, især hvis de er pådraget i udlandet:

• Taxi, offentlig transport

• Biler og lejebiler

• Reparation af køretøjer

• Brændstof

• Hoteller

• Mad og drikkevarer

• Logi til medarbejdere

• Telekommunikation

• Vejafgifter

• Underholdning

• Catering

• Forbedring af sundhed

• Fritidsaktiviteter

• Udgifter i forbindelse med fast ejendom

• Private udgifter

• Tobaksvarer

• Alkohol

• Kunst, antikviteter og samleobjekter

• Naturalydelse for ansatte (personalegoder)

• Rejseudgifter

• Smykker og ædelsten

• Faktura hvor moms blev trukket i overtrædelse med loven

(Moderselskaber møder endnu mere indviklede fradragspolitikker)

Rapportering med ikke-fradragsberettigede udgifter

Når du rapporterer dine talværdier til skattevæsnet, som delvis består af ikke-fradragsberettigede udgifter, bør du opsummere alle disse udgifter og forøge resultatet i driftsregnskabet. Faktisk vil det beløb, der bestemmer skatten (det skattepligtige beløbsresultat) stige med den samme mængde som summen af de ikke-fradragsberettigede udgifter.

Den mest praktiske tilgang for enkeltmandsfirmaer er i virkeligheden at undgå rapportering af nogen ikke-fradragsberettigede udgifter overhovedet i regnskabsbogen. Således bliver dit bogførte resultat det samme beløb, som du skal betale skat ud fra. Hvis du har et større firma med en økonomiafdeling, som har tid og viden til at lave ændringer i den finansielle redegørelse og i årsrapporten, kan du forkæle sig selv med disse administrative udskejelser. For det meste er denne type af udgifter i firmaer med ansatte, i hvert fald hvis du forventer at have et betydeligt beløb, der er bogført som ikke-fradragsberettiget.